案例背景 Y公司是G集团占股85%、投资4900万元成立的一家公司,20X3年9月7日,G集团接到群众举报,称Y公司的总经理赵某可能存在职务侵占。G集团当日迅速成立由审计部负责人Z总与助理M为主要骨干的四人审计小组。 9月8日,审计组正式来到Y公司,为了不打草惊蛇,审计组并没有正式下发审计通知书,而是以对投资公司常规审计为理由。 8时整,审计组来到总经理赵某的办公室,但赵某还没有来,在通了电话后,只能静静在办公室等待(事后证明这段时间错过了一件很重要物证,后面再表)。“辛苦了,辛苦了,欢迎来指导工作。”9时许,总经理赵某才姗姗来迟。审计组Z总表明此行的来意。 于是赵某开始了影帝级的表演,说起了自己当总经理的创业艰难百战多,一把鼻涕一把泪,说早就盼着审计组来了,以证明自己的清白,粉碎外面的谣言,办公桌前的餐巾纸更是被抽得上下翻飞。而对面的Z总只是笑而不语,静静地看完赵某的表演。 下面让我们跟着审计组Z总 来一起经历这场惊心动魄内审故事吧 为了让故事完整,我们先交代一下Y公司的概况:Y公司成立于2012年,是北方某省的一家主要从事轴承加工的制造公司,主要客户为整车汽车制造商,为国内某知名企业的一级供应商,年产值在1亿元左右,近年来随着国内汽车市场的火热,Y公司的生意也是红红火火,但与生意相反的是该投资公司上报的利润表却是连年亏损。 1、峰回路转,终于拿下首战 审计组Z总提出,我们需要看公司从G集团投资以来的所有账簿与会计凭证。总经理赵某提出,你们需出具审计通知书,否则无法配合工作,而且审计通知书也可以证明审计组的身份,以防止对股东利益造成损害。几番交涉后,赵某仍然坚持。Z总当即一个电话通知审计部另一同事,根据Z总口述拟定好审计通知书,并盖上审计部的章后迅速送到了被审计单位。 面对通知书,赵某又提出看账簿与资料三不原则:“一不能拍照,二不能复印,三不能外带凭证。”面对这种搞笑又嚣张的要求,在没有拿到确切的证据之前,审计组暂时隐忍不发。 审计组又提出先和销售与采购负责人聊聊天,但这二位负责人都称出差了,连两个部门的员工也找不到了,原来很热闹的二楼办公区,已经再也看到什么人了,而且到处是摄像头。 而且赵某还十分“照顾”,对审计Z总与M助理分别派了二人一对一看着,以认真执行她的“三不原则”,可以看出平时有多嚣张。审计组又不能与线人直接交谈,工作顿时陷入了僵局。 此时已是晚上了,但审核组丝毫不放松,继续在电子账套里寻找着线索…… 突然,z总发现一个奇怪的现象,原来这家Y公司有五个账套,除了一个主账套,其他都说是初始化留下的练习账套,因为更新的时间已经很早了,也没有太在意。但现在单位一家家在减少了,四家、三家、二家。 “有人远程删除账套!这绝不是练习账套!”Z总大喊一声,立即喊来审计组的电脑高手。 “网管,网管电话多少?” 问了四五个人,终于问到了网管的电话,并让其立即赶到现场,因为涉及可能证据被消失,Z总决定,报警处理。 经政策攻心,网管交代了远程删除账套的行为,并称自己没有必要,为了这几块钱工资去做违法的事,并在公安的见证下,恢复了账套。 但恢复的账套确实没什么价值,真是以前不用了的账套。 审计又陷入了僵局,时间一分分过去。审计组最后决定晚上在Y公司过夜。 第二天,为了破局,审计组Z总决定还是由线人提供的那一张模糊照片入手,照片显示这是一张用纸箱包装好的产成品发货箱,上面显示发货客户是CY公司,而且现在时间距离发货时间已经过去了四个月,那么在正常情况下,账面上或多或少肯定有这家单位的信息,但审计组在翻遍所有的电子账,也没有发现这家单位的任何信息,那有没有可能是没有开票,但仓库肯定有发货信息啊。 于是审计组提出要看仓库账,但仓库电子系统被告知已经坏了并不使用了,据称是没有交年费。但手工账单应该有啊,于是审计组直奔仓库,迅速找到手工开具的出库与入库单,并迅速控制了现场,并规定所有的仓库人员不得外出,而面对如山般堆积的手工出入库单,审计组人员挥汗如雨找着那个有着CY公司抬头的出库单,之所以热,是他们没有打开空调,说是这个房间不能开空调,而我们却看到墙上安装挂式空调。审计组心领神会,这又是给他们的特殊的“礼遇”。结果翻完了所有单据,还是没有线索,就凭一张照片公安根本不会理他们的,也立不了案。 正当审计组着急准备离开仓库再找线索时,Z总发现角落里堆着个积着灰的箱子,询问仓库人员,仓库人员回答这些都是纸屑与垃圾。 “打开”。 Z总马上命令。 原来这个箱子还有二十本的出入库单子,也根本不是什么垃圾,于是审计组又是一通翻阅。总共翻了十七本了还是一无所获,还有最后三本,Z总都有点灰心了,最后二本还是没有发现,Z总有点失望了,还有最后一本Z总也不抱什么希望了,结果恰恰是最后一本,找到了五张,整整五张这个CY公司的出库单!!似乎胜利在望,但总经理赵某来了句:“噢,这个单位啊,本来要合作的,后来没谈成,所以单子是作废的。” 此时线人信心大增,也不再隐藏,直接找来了生产的车间主任,调出当时的生产记录,上面明确标明,公司出库的记录,坐实了委托加工收入没有入账的事实,金额50万元。 这下总经理赵某无法表演了。直接承认了! 公章、财务章、法人章、所有印鉴全部上交! 账簿、凭证、登记簿、U盾、网银全部上交! 再也无法嚣张! 2、事出反常必有妖,艰难的账面审计 为了进一步地审计,避开到处是监控的Y公司,审计组决定,将凭证全部拿回集团进行审计。整整八大箱! 虽说凭证拿到了公司,但账面审计起来,还是毫无波澜,似乎账面都是没有问题的。而那位影帝赵总也经常打电话强调,就是那笔钱,其他都没有问题,都是正规入账,并总是询问审计的进度。表面看他似乎总是那么风轻云淡,过眼云烟。从其反常表现看,必有妖! 但路在何方? 账面审计也顿时也陷入了僵局,而采购与销售的二位负责人还没有回来,还在“出差”。审计组都要放弃了。为了打破这个局面,审计组讨论后转换了思维了,提出了从细节处入手。 也想到了一句话:“你看到的,都是别人想让你看到的”。 但万物的平衡的,是有联系的,不可能所有的谎言都没有破绽。 带着这个想法,于是一个个问题慢慢显露出来了。 问题一: 分析预付账款时,超了半年了,为什么还不开票? 问题二: 餐饮公司与单位结算的餐费为什么没有附件? 问题三: 奖金为什么不用银行存款发放,而是要提成现金,现金发放为什么没人签字? 问题四: 8月份准备发放的工资表里,为什么有几个人大家都不识? 问题五: 文员为什么会去采购螺丝,发票还是代开的,后面又没有入库单? 问题六: 装修款为什么还是预付的?前面工程结账有角分,后面结账都是整数? 问题七: 为什么有这么多的临时工工资? 问题八: 账面有个人借款,为什么却鲜有利息结算? 问题九: 现在大都是网银结算了,为什么账面现金科目核算这么多金额? 问题十: 成立了一家公司,法人、董事都是这家公司的员工? 问题十一: 承兑贴现回款一百多万元,为什么用的是现金科目? 对于问题十一,审计组Z总更是发现了线索,一百多万元?现金操作?他打电话给了其中一个出纳,让其描述一百万多元是如何现场操作的。 结果一问,问题就出来了。经强大的政策攻心,出纳哭着全招了,于是问题一到十一都有了答案。 答案一: 预付的货款是为了从单位侵占资金,对方还没有来得及虚开发票平账。 答案二: 十元的餐费,开成十二元,当然不敢放附件。 答案三: 奖金提取现金,说是红包要用现金,实际是取10元,发5元的把戏,所以没有员工签字。 答案四: 虚列员工工资,吃空饷。 答案五: 文员是其亲信,虚开发票套现。 答案六: 整数的装修纯属子虚乌有。 答案七: 用临时工工资换利息支出。 答案八: 答案在第七项。 答案九: 现金只是伪装科目,实际是出纳个人账户。 答案十: 法人、董事都是其亲戚关系。 答案十一: 出纳个人账户的伪装科目。 经查明,总经理赵某在职期间,共计侵占公司资产330余万元。并在审计组到现场后,要求两位出纳注销银行账号,删除所有微信记录,事前让网管拆除二位出纳电脑的硬盘,换上空白硬盘,以对抗审计组。 3、经验与教训 (一)经验 1、重视委托加工管理。进与出必须全程管理。 2、工资是免费的发票,安全又隐蔽,要十分重视。特别是人力管理混乱的公司一定要重视。 3、重视凭证附件审计,如餐费发票没有附件就是问题。 对于附件,应该有事情先后的记录,可以从附件里看到事情的起因、过程、结果,互为印证,如缺一项,十有八九有问题。正如出差要事先申请一样,没有申请的出差,很可能是套取金额的假出差。以餐费发票为例:如订的价格要确定,份数有人签字,二个要不同的人的。而且价格要经常有人比价,防止舞弊。 4、重视合同管理,防止利用合同,假采购,骗取采购资金,合同源于业务,前端的控制要远好于后端的补救。 5、金桥、银路、铜建筑,公司如有这三项业务,必须执行严格内控措施,这是舞弊的高发区。 6、高度重视“现金”科目,因其流动性最强,这是一个没有痕迹的,极易拿来作假的科目。 7、注意保护证人,主动或是被动向你提供线索的,取证时要保证其绝对安全,不到关键时刻,不要轻易暴露,哪怕是对方是有污点的。 8、懂点孙子兵法,当案件有重大突破时,保持淡定,并可以放出假消息,称没什么大发现,审计快要结束了,并要表现得很沮丧。因为很有可能对方有线人。 9、抓住疑点,重点突破,让公安先立案,因为舞弊涉及个人账户,内审很难穿透,对方更不可能提供线索。 10、稳定人心,鼓励继续举报。 11、积极与公安合作,你认为的铁证如山,公安不一定认。 12、凭证与账簿只是载体,后面的业务才是你关注重点,透过凭证看业务,业务与业务又是相互联系,相互印证,如果没有联系,极有可能是假业务。但做到这点需要相当的财务功底。 (二)教训 1、舞弊审计前,消息要高度封锁,只有极核心人员才能知道。这次审计消息还是走漏了,对方拆走了办公室两个出纳的电脑硬盘,换上了新硬盘,导致大量第一手的资料无法查证。 2、一旦动手,现场全部管控,一张纸都别出去,检查所有电子设备有没有拆装痕迹。 找到机房,换掉钥匙,保护数据,现在是信息时代,这是保护证据和痕迹。还有监控录像,不管有没有用,全部备份,因为有的保存时间只有七天。