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查账时异常事项及重点问题检查方法
2022年04月26日

异常事项检查方法


(一)异常数字

每一类经济事项在一定时期内都有一个正常的变动范围,根据检查对象经济业务数量的变化,从中发现超过这一范围之外的特殊业务,作为检查的重点。

1.从数值的大小变化发现问题
前提是要掌握经济事项本身的界限,如本单位当月的燃油费超过上月的一倍或数倍就是奇异数字,需要进一步调查,以便弄清疑点。

2.从数字的正负方向发现问题
前提是要掌握经济事项本身的正负性,如库存现金科目,一般来说为正数,如出现负数(红字表示)则为奇异数字,需进一步详细查明。

3.从数字的精准度发现问题
会计核算的数字一般要比财务预算的数字要精确,在会计核算中,该精确地不精确,不该精确的而精确到脱离实际的程度,均可认定为奇异数字。如单位购买一批煤,发票价税合计10000元,散货买卖一般很难出现这样精确的数字,是否为虚假发票或虚假事项需进一步调查。

4.从数字与单位实际业务不相符发现问题
会计数字可以反映一个单位的业务情况,如果会计数字中有明显与单位实际情况不符的经济事项,应该引起重视,需进一步调查了解。如某一单位自公务用车改革后已无公务用车,但发现在账务中出现车辆修理费、燃油费等公车运行维护费用报销票据。

(二)异常销货单位

1.从业务范围发现奇异销货单位
任何一个经济实体都有一定的业务范围,如果发现有的原始凭证反映的经济事项与出具凭证单位的业务范围明显不符,则应引起重视进一步调查。如一个车辆维修厂开具了一份出售办公用品的正规发票。

2.从购销单位、收款单位的矛盾发现问题
在正常的经济往来中,购货单位是付款方,销货单位是收款方,如果发现购货单位是A,而付款单位是B,或者供货单位是C,而收款单位是D。

3.从结算的期限长短发现奇异销货单位
一般正常的单位开支中其经济事项发生具有一定规律,办公用品、车辆维修等都有定点单位,如果发现有的销货单位名称陌生、经济事项稀少、交易金额较大,则应引起注意,需进一步查明是否是虚列销货单位,虚构经济事项。

4.从关联单位和关联个人的往来中发现问题
对关联单位和关联个人之间的资金往来要特别引起重视,尤其是挂账时间较长、金额较大的经济事项。必须要弄清一个单位的内部情况,包括机构构成、人员情况、资金使用情况、社会联系情况等。如某学校资金运行情况良好,又有国家政策扶持项目,但在财务资料中发现其他应收款科目挂有教育局某领导的款项,且挂账时间较长。

(三)异常银行账户

自实行国库集中支付制度以来,行政事业单位支付方式已转为授权支付和直接支付两种支付方式,基本户已全部撤销或不再使用。在授权支付过程中,某单位会将资金从单位零余额账户转账到单位会计、出纳或本单位其他人员银行账户中,形成体外循环,逃避资金监管,形成“小金库”。

(四)异常时间

从经济业务发生的特定时间发现奇异时间。如果原始凭证单据中没有反映经济事项发生的特定时间或所反映的特定时间与经济事项的内容有明显矛盾,都视为奇异时间。如部分单位存在节假日燃油费发票、原始单据中无经济事项发生时间。

(五)异常地点

1.从距离的远近发现奇异地点
在单位的采购事项中,同一商品、物资可以从多渠道、多地点采购,在价格、质量相同的情况下,一般应就近采购,如舍近求远、又无质量等特殊原因,应视为奇异地点,需进一步调查原因。

2.从物资运动流向发现奇异地点
物资运动流向决定了购销业务事项所涉及的地点的规律性,如果地点与经济事项的内容无关或者与经济事项的内容相矛盾,则视为奇异地点。

(六)异常结算方式

行政事业单位目前的结算方式主要以零余额账户、银行存款、现金等进行结算,在检查财务资料时如发现大额提现、大额现金支出应引起重视,重点查看现金支出的原始凭证是否合理,附件是否充分,现金结算起点有无超过1000元,报销内容是否在现金结算报销范围内。

《现金管理暂行条例》第五条:
开户单位可以在下列范围内使用现金:
(一)职工工资、津贴;
(二)个人劳务报酬;
(三)根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金;(四)各种劳保,福利费用以及国家规定的对个人的其他支出;
(五)向个人收购农副产品和其他物资的价款;
(六)出差人员必须随身携带的差旅费;
(七)结算起点以下的零星支出;
(八)中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
前款结算起点定为1000元。结算起点的调整,由中国人民银行确定,报国务院备案。

重点问题检查方法

(一)收入不入账、多收少记

1.对于有行政事业性收费的单位,可以检查其所开具的行政事业性收费票据、收据等资料,检查号码是否连续、有无缺号现象,重点查看作废的票据、收据存根联和票据联是否都粘贴完好,将票据存根联的合计数与入账数进行核对,确定票、账是否相符。

2.将单位收款人员和缴款人员保存的单据进行相互核对,验证是否存在差额,若有则需进一步调查,追查资金流向。

3.通过网络、走访等方法收集相关资料,查清单位收入项目和规模,再与账务资料进行核对,进行综合分析,以确定是否存在乱收费、擅自提高收费标准等问题。

《XX行政事业性收费目录清单》《XX涉企行政事业性收费目录清单》《XX政府基金目录清单》。

(二)虚报冒领费用

主要舞弊手段有:伪造、盗用、涂改、重报、虚开或购买假发票和费用单据。

1.重点审查报销的原始凭证的合理性,查看报销票据是单位还是个人出具的,票据中有无单位印章或个人手印,特别是代开发票方为本单位个人的发票应重点关注,若没有印章且无明细资料则可能存在虚构经济事项、套取资金问题。

2.针对账务中发现的问题疑点,找领款人或收款单位进行核对,查看其手中的发票记账联、收据与报销的附件项目、金额是否一致,以获取虚报冒领证据。

3.对已获取的证据采用鉴定法进行进一步审查,如对笔迹、手印、印章等进行专业鉴别,以验证真伪性。

(三)票据真伪性

目前单位虚假发票开具内容主要有办公用品、燃油费、维修费、广告宣传费等。如果这几方面的支出奇高,就有可能存在开具虚假发票的问题。应重点审查每年的春节和中秋节所在的月份,是否存在开具虚假发票掩盖其滥发福利和公款送礼的事实。

1.审查发票的填写内容。看发票报销联的抬头、时间、数量、单价、金额是否填写齐全;看发票物品名称是否具体、正确、清楚,如果写的诸如办公用品等类名称且金额较大,对这种情况不论付款用现金还是转账,都可能存在问题。
《国家税务总局关于增值税发票开具有关问题的公告》(2017年第16号)规定,自2017年7月1日起,销售方开具增值税发票时,发票内容应按照实际销售情况如实开具,不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。如果开具汇总办公用品、食品等发票,必须附上税控系统开出的《销售货物或者提供应税劳务清单》,并加盖发票专用章,否则取得的发票将不得作为报销凭证。

2.审查物品名称是否为开票单位的经销范围。如家电维修部开具的发票,物品名称却是书。

3.审查开票单位同发货单位、收款单位的名称是否相符,可登录国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查询,可以查出发票领购方、详细开票信息等,进而验证是否存在虚构经济事项等问题。

4.审查发票中印章是否存在模糊不清、盖有已倒闭经营企业的公章或税务专用章等现象,税务部门代开发票只盖代开发票专用章,而没有经营单位的财务专用章或个体经营者私章。

5.对于账务中频繁出现且金额较大的某企业或个体户开具的发票,应到税务大厅实地调取其开具发票详细信息,确定其是否具有真实经济事项。

6.在检查票据时注意票据正面或背面是否有特殊标记或手写字样,有无刮、擦、涂、改等“痕迹”,发现蛛丝马迹并加以判断。

7.注重查看发票票号与开票日期的逻辑关系,如某一销货单位开具的发票,票号是连续的,但日期却相差甚远;同一天从某一销货单位开具购货内容相同发票,但发票票号相差甚远。

8.运用盘存法,对于发票中记载的品名、规格、数量与实物进行实地核对,以确定有无实物入库,是否存在虚列支出套取财政资金等问题。

(四)“小金库”

1.资金来源(13个)
财政拨款、政府性基金收入、专项收入、行政事业性收费收入、罚没收入、国有资本经营收入、国有资源(资产)有偿使用收入、资产处置收入、资产出租收入、经营收入、利息收入、捐赠收入、附属单位上缴收入等。

2.主要表现形式(8个)
违规收费、罚款及摊派等不入账;资产处置、出租、经营等收入不入账;代收款项返还的提成或手续费不入账;以会议费、劳务费、培训费、咨询费、维修费等名义,代开发票转出资金;以假发票等非法票据转出资金;虚列支出转出资金;上下级单位之间相互转移资金;采取其他形式设立“小金库”。

3.查处方法
(1)核实收入。摸清被查单位机构设置及职能,收入项目及收取方式,所有收入的来源渠道和环节,以利于我们确认是否所有收费都已入账。如被查单位有无门面房等租赁事实。

(2)盘点现金。盘点时保险柜、抽屉等要全部打开,将清理借条、收费票据、现金支票、空白支票和转账支票存根、作废存根等资料相结合,与保管的实物资料相结合。

(3)审查支出。首先分析支出项目增减变化情况,查看有无异常现象,如有的单位自某个月开始加班费、值班费、招待费等不合理支出没有了,而办公费、维修费等却突然增加了。其次要审查会计凭证后所附的原始单据,考究其真伪。最后关注账面上违反常规的奇异收支事项,如发现支付汽车保险费的车辆总数超过固定资产中的车辆总数。

(4)抽查票据。审查各种收费票据的购买、领用、缴销登记薄和收据存根,抽查提供的存根及其反映的内容、金额是否真实、完整,开出的收据是否及时、全额入账。

(5)核查往来。重点了解被查单位的下属机构设置、管理体制、财务体制、经济业务往来等情况,选择一定比例的下属单位进行延伸调查,以发现可能存在的问题。如用普通收据收取下属单位管理费和水电费,但该单位账上却没有发现此类收入。

(五)重复报销

1.定义:将一张单据报销两次或记账联、发票联各报销一次,把已经挂失或作废的单据又私自报销,把前一个年度已入账的单据抽出在下个年度报销。

2.查账方法:一是重点审查入账的票据是记账联还是发票联,记账联为销售方做销售收入的记账凭证。二是审查票据发生时间,查看是否是当年当月发生,对于跨年度票据,尤其是原因不明的要重点审查。三是账据核对,查验是否重复报销。四是全面检查时要注意在不同科目之间或“小金库”中是否有相同的报销业务。

来源:首席审计官

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