企业的采购业务有大有小，但无论大小都是作为企业生产经营活动的起点，毕竟“巧妇难为无米之炊”，没有生产材料或者办公用具，相信没有企业会不关注自己的采购。企业的付款行为，从数额和性质上来说可以涵盖多种事项，比如与供应商企业之间的应付账款、重大交易的相关费用等。但是就固定资产的采购而言，一般有专门的资产管理部门来负责，与普通的原材料商品的采购还是有区别的。
如果从行业上进行区分，不同的行业还是有比较典型的采购支出事项的。1．从事货物贸易的企业，主要涉及到经营产品的购买、运输储存、广告的推广促销费用和售后服务的费用。2．一般制造业，也是本审计循环主要涉及的企业，这些企业在生产过程中的原材料、低值易耗品、一些配件的购买等支出、将产成品运输到客户及零售商处的运输费和管理费等。3．专业服务业，类似于事务所和教育机构等，对专家的顾问费用、差旅费用、资料书稿的出版印制费用等。4．金融服务业，大额资金拆借会产生费用、利息手续费、网络银行的设备安全维护费用等。5．建筑业，包括所有建筑材料与设备的购置费用、保险支出与安保成本、建筑保证金和许可审批方面的支出、建筑工人的各种费用等。1．采购计划，不论是大宗货物，还是比较小的零星物品，企业会根据自己制定的生产销售计划，在考虑市场销量和供求关系的变化，制定采购计划。2．实际采购，采购行为会产生供应商清单、请购单、订购单。供应商清单是一份合作伙伴的资质证明，在通过文件审批和询价考量之后，列示出选择合作的供应商，并且及时维护信息。请购单是由生产和仓储部门填写，是申请购买商品、劳务的书面凭证。订购单是由采购人填制，作为整个环节的终端凭证保存。3．验收入库，这个流程会产生验收单与入库单，这两种凭证务必要记录真实有效的商品信息，包括商品质量、数量、种类等重要信息。4．开票、付款与对账。涉及到双方的发票与对账单要准确。采购与付款循环是切实关系到企业日常生活的事项，需要审计人员更细致的观察和了解。在审计实操中，涉及到采购与付款循环审计的主要内部控制是关于采购凭证与付款凭证的。整个采购循环的单据凭证是否齐全、合理，直接能够反映企业商品的内部控制是否有效。下面就让小编带大家看看采购与付款循环的内部控制设置及审计方向。1.采购计划。关于采购计划的申请，既要在流程上有完整的审批，在内容上也要切合实际。合理的采购计划一定是经过生产与库存部门根据企业的生产经营计划联合制定的，经过部门负责人或者主管的管理人员审批之后提交给执行部门。审计人员对于采购计划主要还是询问并复核审批的流程。关于多大的事项需要审批，其实没有对错之分。不同的企业制定的标准不一样，只要规定合理，按照制定好的审批办法执行即可。2.供应商数据。对于选择合作的供应商，企业是应当要进行事先的资格审查的。如果企业的内部控制设计合理，应当形成一份比较详细的供应商清单，清单中列示的信息越详细越好，包括公司名称、地址、主营的产品信息等，并且对清单的内容要定期维护。审计人员应当注意的是，采购部门只能向已经通过企业审核，进入供应商名单的企业来采购。还要检查录入的信息是不是由供应商自主提供的，有没有适当的审批和审核。3.请购起点。在有采购商品的需求之后，生产部门或者其它部门需要按照企业的规定填制请购单。可以说请购单是采购行为的起点标志，是采购交易事项“发生”认定的重要凭证。请购单应当详细记录采购的商品及原因，并且所有的请购单都要有该项支出预算的负责人签字。
4.订购单应填写恰当。根据已经生成并且通过审批的请购单，在供应商清单当中选取最佳的供货商之后编制订购单。如果存在比较大额和重要商品，企业可以采用竞价的方式来选择订购商品的供应商。在这个环节审计项目组应当注意，询价环节的负责人与最终确定价格的负责人是否做到了权责分离。大额重要采购行为的项目流程一定要清晰合理，不能在决策和决策人上有含糊。
5.验收及入库。采购之后的商品经过验收入库后，验收单据要经过签字确认。已经验收的商品要妥善保管。同样的，已经验收商品的保管人应当与采购负责人职责岗位分离，从而减少未经授权的采购行为和盗用商品、非正常损耗的风险。企业正在使用和购买的商品和材料等，在采购环节一定要注意每一个细节的把控。无论是企业自身还是事务所在执行审计时，商品流转一定是一个严谨的闭环，任何一个关键点的疏忽，都会影响整个采购行为的质量。在采购与付款循环中，对供应商的付款程序是比较重要的部分。大多数的企业为了保证资金运营，对于供应商的款项一般会计入到应付账款当中，不会马上实时支付。下面就让小编带大家了解一下，在审计实操中与应付账款有关的实质性程序有哪些？项目组在获取企业应付账款的相关资料之后，不要急于开始做底稿程序。应当首先核对一下应付账款明细账、科目余额表与财务报表的合计数是否一致，在确保一致的前提下再推进接下来的工作。如果起始数据都不一致，意味着很可能企业所提供的原始资料就不准确，后边再做多少工作都失去了意义。在实务工作当中有一个比较奇怪的现象，就是在对应付账款的函证过程中，比较普遍的回函率都不是很高。按照常理来说供应商作为债权人，对于来自债务人有关现时义务的确认文件应当比较关注才对。所以根据实际情况，准备充足的替代程序是十分必要的。如果审计人员认为回函在经手环节上存在风险，还应当检查与此家供应商的付款凭证、采购文件等。这里的入账准确性，主要是强调资产负债表日后的付款事项。关注在资产负债表日后的大额应付款的凭证、验收单及发票，确认入账时间是否正确。审计项目组还可以结合对企业存货的盘点程序，检查资产负债表日前后存货的验收单据和入库记录，审核此项负债是否计入了正确的会计期间。
应付账款的账龄分析表，既可以找企业索要一份，当然也可以由项目组成员自行制作一个。应付款的账龄分析，主要目的是检测账龄划分的准确性。如果在账上有3年以上的应付款，要分析原因，看一看是否还需要支付，是否要转到营业外支出当中。针对企业应付账款中对于关联方的款项，应当关注价格的公允性。关联方交易时很容易有失公平，忽视正当的商业理由。关联方交易虽然大多数都会有一定的目的，与外界的交易事项应当有所区分，但是在计量、披露上还是应当合理合规。通过被审计单位与关联方的对账记录，检查关联交易的合理性。
应付账款能对一个企业的负债结构有所反映，也是企业现金流平稳维持的重要环节。在审计中关注应付账款的实质性程序，会让我们的工作更加清晰严谨。
来源：综合网络，审计行业观察编辑整理
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