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高校审计线索分析方法探究
2022年12月02日

        随着高校财务管理体制机制的不断完善,廉政建设的深入推进,内部控制的持续加强,一方面增强了广大教职工的遵纪守法意识,但是另一方面也迫使一些单位不断演变出“新招”使违法违规行为更加隐蔽。这也要求审计人员除了要有过硬的专业技术能力外,还要有细致的观察能力、超群的获取证据能力、缜密的逻辑分析能力,致力于思考如何发现并锁定有价值的线索信息,有针对性地获取审计证据,从而提升高校内部审计效率和效果,更好发挥审计监督效能。

一、在互联网中捞取审计线索

        互联网是一张包罗万象的大网,它的开放性为我们寻找审计证据打开了一扇大门,尤其对内部审计来说,充分挖掘网络公开信息是取得审计证据[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]的非常行之有效的途径,尤其是官方网站、服务平台的第三方数据,作为外部审计证据更有价值、更具说服力。

1.搜索相关经济业务的公开信息。

        随着高校管理公开透明程序的不断深入,很多信息都可以在互联网上找到痕迹,常见的有被审计單位网站上的各种通知、公示、成果展示、情况通报等,这些都可以作为审计证据。但是这里更想探讨的是,如何从互联网海量信息中去挖掘隐形的审计线索,从而获得意想不到的收获。

        如:对于一些大型会议和培训,一般在互联网上都可以找到相关的报道、邀请、通知和现场照片等,审计人员从中很容易得到会议或培训期间、参会人数、是否收取费用等原始证据,通过这些证据能够发现在会议报销费用中夹带接待费发票、虚报参会人数超额列支会议包干费用、会议费收入不进财务账形成账外“小金库”、违反八项规定精神摆放花草或制作背景板等问题线索。当然反向操作,查找对方单位的会议或培训的报道或通知,也可以作为对报销差旅费等的佐证信息。

2.充分利用相关政府部门、服务平台的官方信息。

        政府部门、服务平台上公开的信息应该是权威和有说服力的,审计人员通常利用税务机关网站查询发票的真实情况,利用招标投标公共服务平台查询采购中标结果,利用工商信息网站查询单位工商信息……

        在此抛砖引玉,举例分析如何从查询到的工商信息中发现审计问题线索。如果发现对方单位超范围经营,可能是被审计单位利用假发票或虚假经济业务套取资金,也可能是违规选择了不符合资质要求的供货商;发现不同供货商,法人代表却为同一人,被审计单位与供应商可能有利益输送行为;发现通过招标确定的供应商存续时间很短,可能存在投标文件业绩造假的可能性;发现不同供应商实则为关联企业,很可能是被审计单位通过故意拆分达到规避集中采购的目的,同样也可能存在利益输送的风险。

二、在脉络梳理中提取审计线索

        财务数据体现经济活动的痕迹,经济活动是连续、系统的行为,所以财务数据和业务信息也应是连续、系统的。如果审计人员仅截取式或散点式地抽查一部分被审计资料,很容易一叶蔽目,也很难发现有价值的审计线索,所以如何使审计抽查的信息具有连续性和系统性就至关重要。

1.在海量数据中梳理出审计脉络进行抽样。

        审计抽样是审计工作的基本方法之一,尤其是面对海量的数据时。但是如果完全采取随机抽取样本,则很可能造成各样本间没有明显的联系和规律,像一盘散沙,并不能很好地帮助审计人员对经济事项全貌进行了解。所以审计人员在抽取样本前,首先要根据总体数据的特点梳理出若干条平行脉络;然后对这些脉络进行风险性水平和重要性水平分析,根据分析结果有目的地选取其中几条脉络作为审查重点;最后沿着选定的脉络抽取一定量的样本进行审查,这样做既能使审计抽样以点带面,又能有的放矢。

        以货币资金审计为例:货币资金是流动性最强的资产,也最容易出现违纪问题。但是面对海量的货币资金业务,通过详查来确认货币资金的完整性和合规性是不现实的,这时抽样就可以采取上述的先选脉络再抽点的方式进行,先按经济类别(或业务流程、合同执行等)为线索梳理出脉络,然后以风险为导向,选择重要性水平较低的几条脉络进行抽样,这样选择出的样本系统性和代表性兼顾,抽样结果更有助于发现问题、控制风险。

2.对执行周期长的项目或合同要整体把握。

        大项目、大合同是审计关注的重点,它们往往要经过一个较长的执行周期,可能超出审计期间。审计中如果我们仅对审计期间的项目进展或合同执行情况进行审查,很难看到经济业务的全貌,难免以偏概全,也容易疏漏重要问题线索。这时审计人员应不惜投入精力和时间,以整个项目或合同为脉络,向前或向后进行延伸,对其中每一个重要节点都要进行审查,掌握经济业务实际进展情况,有效控制审计风险。

        如:基本建设投资是典型的长期工作,很多基建工程从立项到最终交付使用都要历经几年的时间,每项工程合同可能会有几十笔的付款过程。如果我们仅对审计期间内的合同执行情况进行审查,则很难发现超进度付款、不规范履行合同、不正确列支成本、未取得施工发票等问题。这时审计人员就应跳出审计期间,以整个合同执行为脉络,从合同履行的规范性、资金支付的合规性、成本归集的准确性等方面进行逐笔详查。如果需要定期对基本建设投资进行审计,则可以建立台账,持续地对合同履行、成本归集等情况进行跟踪记录,为以后的审计做好基础工作。

三、在合理怀疑中挖掘审计线索

        审计人员应保持合理的职业怀疑态度,擅于透过看似平常发现不平常,这需要审计人员有敏锐的洞察力和系统的辩证思维能力,要从不同的角度取得不同的证据,以得到不同的结论,从而在各种矛盾的结论中找到问题的突破口。

1.对过于“干净”财务账簿保持足够的警惕。

        如果在审计某个单位时,发现它的财务账面清清爽爽,收入和支出非常“干净”,这个时候反而要引起审计人员足够的警惕和关注,要审慎地判断这种状况的真实性。工作中,审计人员要学会做一名“细心的观众”眼观六路,同时还要做一名“有心的听众”耳听八方。

        如:在与被审计单位人员交谈中,如果有人抱怨在接待方面协调相关单位如何不易时,按常理推断有接待业务就会产生接待费用,如果账面没有相关支出,审计人员就不能放过这个疑点,应进一步确认被审计单位是否有收入转移的现象,是否有其他列支不合理支出的渠道。

2.不要轻易放过非连续性或波动较大的数据。

        一个单位正常持续性的经济业务,数据曲线应该是连续且平滑的,如果中间出现断档或较大波动,则应该引起审计人员的关注。收入数据出现断档可能意味着部分收入没有入账形成“小金库”;支出数据出现断档可能意味着单位有其他可以列支费用的渠道,如“小金库”、收入转移等;收入的大幅波动可能存在资金被挪用、收入未入账等风险;支出的大幅波动可能存在违规支出、套取资金等风险。

        如:学校实验室个别年度的实验收入和支出有较大的波动,与实验室的服务性质不相符,即使实验室做出看似合理的解释,审计人员也不应轻易放过这个疑点,这可能是实验室利用测试平台的优势为一些科研项目组虚转测试费,同时还可能衍生出利用虚转的测试费收入为项目组报销其他费用的问题。

3.充分关注存在异常的被审计资料。

        被审计资料是记录单位经济活动的载体,也是支撑审计结论的依据,在审计中如果发现被审计资料有异常时,应引起审计人员的足够重视,很多成功的审计案例都是从异常的被审计资料切入的,比如:被重新装订的会计凭证、银行存款对账单上细微的瑕疵、缺失印章的投标书、重号或缺号的发票或收据……有所动必有所图,审计人员要多给自己设一些疑问,多一点深挖细剖的精神。

        如:一份连续多年的业务记录,但书写形式几乎一致,这很可能是为应付审计临时整理的“原始记录”,其中已经删除了一些不想被审计看到的内容;由于笔顺或字迹颜色、深浅、粗细不一致看起来不协调的原始凭证,很可能是经过了涂改或伪造;以假乱真的复印件可以从凭证的背面查看是否有书写的痕迹来做初步判断。

四、在矛盾信息中捕捉审计线索

        财务数据、业务数据都是体现经济活动痕迹的,它们之间应相互依存、相互联系。审计过程中,审计人员应尽可能获取不同渠道的审计证据并进行比对,从中寻找相互矛盾之处,从而发现审计问题线索。对于如何获取有效的审计证据,如何将这些纷繁复杂的证据建立起关联关系,则需要审计人员的技能、经验和智慧。

1.不要忽视非数据型证据。

        将财务数据与财务数据、财务数据与业务数据进行分析比对,是最基本的审计程序,除此之外,我们还应充分关注非数据型的审计资料,并与数据型审计资料进行比对,分析有无相互矛盾之处。比如单位的工作总结、汇报等材料会倾向于将业绩放大,而财务核算由于种种原因又可能将业绩缩小,审计人员要擅于从中找到关联关系并进行比对,发现差异并审慎分析,从而找到审计线索的突破口。

如:某学院账面短期培训班多年来如果仅有一两笔收入,学院可能解释说,他们只是很偶然的接到了一个办班机会。但是在学院领导干部分工中,有人的职责中包含“短期培训”这项内容,审计人员应考虑培训办班会不会是学院的一项常规性工作。顺着这个矛盾点,审计人员就要进一步通过年度工作总结、工作计划、会议记录、通讯报道等多方面材料,来确认和判断账面办班收入的完整性。
2.努力挖掘外部证据以多角度进行印证。

        内部证据虽然获取便捷,但是来源单一的审计证据由于无法与其他来源的证据进行印证,会导致证明力不够,从而加大审计风险。

        事实上,内部审计尽管获取外部证据的手段有较大的局限性,但是凭借审计人员的经验和智慧,还是会有很多意外的收获。比如:到加油站调取被审计单位的汽油储值卡消费记录,可以清晰看到在加油站消费食品和日用品、一天多次加油、所加汽油标号与车辆所需汽油标号不一致等记录;通过咨询旅店的住宿标准,可以发现通过虚开住宿费发票伪造住宿记录报销差旅费及补助的问题;通过实地考察供应商的经营范围,可以发现虚拟经济事项报销发票套取资金的问题;到出租房屋的现场走访,可以发现阴阳租赁协议、租金收入不入账的问题。

3.整合平时内审积累的资源。

        内部审计每年都要审计不少单位,有职能部处、后勤保障、学部学院,这都是积累审计素材的好机会,把平时积累的这些素材进行系统、综合的运用,可能会有意外的收获。

        比如:在审计学校印刷室时,可以利用平时对其他单位审计时留存的支付印刷费记录核对印刷室的收入,如果发现有其他单位的印刷费支出在印刷室财务账上没有找到对应收入,就有可能存在印刷室印刷收入不入账,设立“小金库”等问题。

五、在“不起眼”处寻找审计线索

        随着依法治校的不断深入,内部控制的不断完善,大张旗鼓、肆无忌惮地进行违规操作的行为越来越少,往往一些违规行为易选择隐蔽的、旁人不易想到的小角落进行的,而平时司空见惯、不起眼的“小角落”,往往也是在审计中最容易被忽视的地方。所以审计人员要有一双火眼金睛,擅于寻找那些“不起眼”的审计风险点。

1.非常规业务性收入易被违规行为盯上。

        很多单位的“小金库”收入往往来源于一些小额的、非常规业务性的收入,如:赔偿收入、变卖收入、宣传栏使用收入等,被审计单位这样做可能出于两种想法:一是他们没有意识到这种收入还要入财务账;另一种就是侥幸心理,认为审计人员根本不会想到这些收入。另外押金和定金往往也是易账外存放的“高危”领域,存在较大的风险,审计中应根据被审计单位的性质特别关注,如:住宿服务业的住宿押金、餐饮服务业的宴席定金、师生借阅集体户口押金等等。所以审计人员平时应注意积累案例、善于观察生活,关键时刻可能就会派上大用场。

        如:审计住宿服务单位时,审计人员在服务台“蹲点”,可能会发现有账面未反映的洗衣费、赔偿费、租赁费等收入;审计餐饮服务单位时,注意了解有无供应商进店费和返利、违约定金等;审计体育馆、图书馆等服务部门时,应关注有无租赁费、广告宣传费、赞助费等收入;审计学部学院时,发现列支有大额印刷教材、小册的费用,应关注有无向学生有偿售卖的情况。

2.关注数据库后台信息的安全性。

        对于没有计算机相关专业背景的审计人员,想从技术上发现数据库后台管理漏洞是比较困难的,但是审计人员可以变相通过审计证据间的矛盾点、内部控制的薄弱点来发现业务系统后台数据的不安全问题。

        如:在对某餐饮经营单位审计中,审计人员发现其日报表中有红字调回记录,可以有针对性地请被审计[各类审计方法案例报告模板关注公众号内审网可获取,内审网注]单位将业务系统中某一期间的红字冲账记录全部调出来,如果通过二者之间的比对发现差异,则可能是业务数据库的后台数据被人为修改过。

        审计线索的收集与把握是决定现代审计工作质量的关键环节,需要审计人员保持足够的审计敏感度和坚实的审计专业基础,在大量的信息中廣泛搜集、敏锐挖掘和精心甄别,从而发现审计问题线索,提高审计质量,真正为高校经济事业的高质量发展保驾护航。

参考文献:
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[2]程拥军,应军,朱丽州.从业务权力点抓审计监督[J].中国内部审计,2021,(7):28-31.

[3]邹明华,熊建.一张POS票发现的“微腐败“”案[J].审计与理财,2021,(9):10-11.

[4]姚军科,徐琳娜,牛如海.高校内部审计信息化建设的路径探索[J].中国审计,2019,(10):62-63.

[5]米妍驰.内部审计工作中审计询问的技巧浅析[J].审计与理财,2019(7):3.

文章来源审计与理财, 作者:王阳 杜霞  单位:大连理工大学

 

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